Gizlilik ve Veri Güvenliği

ASSOCIATION FOR AID AND RELIEF JAPAN TÜRKİYE TEMSİLCİLİK OFİSİ 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ

ASSOCIATION FOR AID AND RELIEF JAPAN TÜRKİYE TEMSİLCİLİK OFİSİ (Bundan sonra “Temsilcilik Ofisi” olarak anılacaktır.) olarak özel hayatın gizliliğine saygı duyuyor ve önem veriyoruz. Bu nedenle, sizleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin kullanımı ve korunması ile ilgili haklarınız konusunda bilgilendirmek istiyoruz.

a) Veri Sorumlusu

Temsilcilik Ofisi olarak kişisel verilerinizi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.) ve ilgili sair mevzuat kapsamında, veri sorumlusu sıfatı ile işlediğimizi tarafınıza bildiriyoruz.

b) İşlenen Kişisel Verileriniz

1. Faydalanıcılar için:

· İsim, soy isim, yabancı kimlik numarası, uyruk, doğum yeri ve tarihi

· Adres, telefon numarası

· Konuştuğunuz diller

· Hane halkınızda bulunan kişi sayısı, geliriniz, çocuk sayınız, çocuklarınızın eğitim durumu

2. Çalışan Adayları için:

· İsim, soy isim, kimlik bilgileri

· Adres, telefon numarası, e-posta adresi, Skype kullanıcı adı,

· Eğitim ve iş hayatı geçmişi, CV, konuştuğu diller, bilgisayar becerileri

· Maaş beklentisi

3. Tedarikçiler için:

· Kimlik ve İletişim Bilgileri

· Finansal Bilgiler

c) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebebi

Faydalanıcılara ait kişisel veriler,

– faydalanıcıların başvuru süreçlerinin yürütülmesi; faydalanıcıların ihtiyaçlarının tespit edilmesi; faydalanıcının kaydının oluşturulması ve tanımlanması; faydalanıcı ile gerçekleştirilecek iletişimin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK madde 5 (2) “e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,” hukuki sebebi dâhilinde,

– yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara karşı olan bilgi, belge verme ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek; mevzuattan kaynaklanan yükümlüklerimizi

yerine getirmek amaçlarıyla KVKK madde 5 (2) “ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebi dahilinde işlenecektir.

Çalışan adaylarına ait kişisel veriler,

– çalışan/Stajyer adayı seçme ve yerleştirme süreçlerinin yönetilmesi, Çalışan/Stajyer adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK’nın 5 (2) maddesinde belirtilen “c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” hukuki sebebi dâhilinde işlenecektir.

Tedarikçilere ait kişisel veriler,

– Mal ve hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi; sözleşme süreçlerinin yürütülmesi; iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve Temsilcilik Ofisi’nin kullandığı çevrimiçi yazılım sistemleri üzerinde kaydınızın oluşturulması ve finans ve/veya muhasebe işlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK 5 (2) “c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” hukuki sebebi dahilinde,

– Yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara karşı olan bilgi, belge verme ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek; mevzuattan kaynaklanan yükümlüklerimizi yerine getirmek amaçlarıyla KVKK madde 5 (2) “ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebi dahilinde,

– Kişisel verileriniz, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5 (2) “e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebebi dâhilinde işlenecektir.

d) Kişisel Verilerin Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların yerine getirilebilmesi için sizin tarafınızdan iletilmesi ve başvuru formunun doldurulması suretiyle otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı ve elektronik ortamlarda elde edilecektir.

e) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Hangi Amaçlarla Aktarılacağı

Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaçlar ile KVKK’nın 8 (2) (a) maddeleri uyarınca ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın aktarılacaktır:

· İlgili mevzuat uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirebilmesi ve sunulan hizmetlerin yerine getirilebilmesi amacıyla, gerekmesi veya talep gelmesi halinde, Aile, Çalışma ve Sosyal Politikalar Bakanlığı başta olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşları ve sivil toplum kuruluşları ile paylaşılabilecektir.

· Hukuki süreçlerin takip edilebilmesi amacıyla avukatlarımız ile sır saklama yükümlülüğü çerçevesinde gerektiği kadar paylaşılabilecektir.

f) Yurtdışına Aktarım

Kişisel verileriniz, faydalanıcıların başvuru süreçlerinin yürütülmesi; faydalanıcının kaydının oluşturulması ve tanımlanması; faydalanıcı ile gerçekleştirilecek iletişimin yürütülmesi amaçlarıyla

KVKK’nın 9 (1) maddesi uyarınca, açık rızanız alınarak Temsilcilik Ofisi’nin Japonya’daki merkezine aktarılacaktır.

g) İlgili Kişi Olarak Haklarınız

KVKK madde 11 kapsamında “ilgili kişi” olarak aşağıdaki haklarınız bulunmaktadır:

· Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

· Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

· Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

· Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

· Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

· KVKK ile ilgili diğer kanun ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

· İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

· Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında yukarıda sayılan haklarınız ile ilgili taleplerinizi PK-96/Çarşı PTT Şubesi-Şanlıurfa adresine mektup göndererek veya complaint-feedback@aarturkey.org adresine elektronik posta göndererek  iletebilirsiniz. 

Başvurunuzda; a) Ad, soyad b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu, bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeleri de yine başvurunuza eklemeniz gerekmektedir.